Vytvoření nové tabulky

Než začnete jakoukoliv tabulku v databázi vytvářet, je důležité si promyslet, co v tabulce vlastně chceme mít. Pokud si vše na začátku nepromyslíte, úpravy (ve struktuře) v již hotové tabulce mohou být časově náročné. Protože později budou na tabulky navázané další objekty databáze – dotazy, formuláře, sestavy.

Tabulky v MS Accessu lze tvořit více způsoby, my si ukážeme vytvoření v návrhové zobrazení, tento způsob je nejpohodlnější.

Klikněte na pás karet Vytvoření, zde se vám objeví karty Šablony, Tabulky, Dotazy, atd. Na kartě Tabulky, vyberte možnost Návrh tabulky.

Objeví se vám tabulka, ve které máte tří sloupce – Název pole, Datový typ a Popis.

• Název pole – do názvů polí zadáváte název sloupce v tabulce (u tabulky klientů to může být např. jméno, příjmení, datum narození, ulice a čp, město, psč, telefon, atd.).
• Datový typ – datový typ je potřeba si dobře promyslet, protože hrají určitou roli při vkládání a výstupech dat (záznamů) z databáze. Např. u pole „příjmení“ vím, že hodnota bude zadána v textové formě, zvolím tedy datový typ Text, kdyžto u pole „datum narození“ vím, že hodnota bude ve formátu datum, takže zvolím datový typ Datum a čas. Více viz minulý článek „Datové typy a vlastnosti polí tabulek“.
• Popis – toto pole je volitelné a umožňuje vám zapsat si vlastní poznámku k danému poli.

Vlastnosti pole

Aby toho nebylo málo, jak zadáte název pole a datový typ (případně popis), musíte ještě nastavit Vlastnosti pole, které určují jakési nastavení pro dané pole a jeho datový typ. Pro příklad uvedu pole „příjmení“ - máme nastavený datový typ Text a jako Vlastnost pole nastavím - Velikost pole = 30 (tzn., že může mít maximálně 30 znaků), Je nutno zadat = ano (je nutné tento údaj vyplnit, představte si totiž, že máte tabulku klienti a u některého záznamu/řádku nebude vyplněné příjmení, takový záznam/řádek o klientovi je nám k ničemu). Více viz „Datové typy a vlastnosti polí tabulek“.
Nastavení vlastností polí je neméně důležité jako datový typ. Nastavením vlastností pole je možné ovládat vzhled zobrazených informací, zabránit nesprávnému zadávání údajů, určit výchozí hodnoty, zrychlit vyhledávání a řazení a řídit další charakteristiky vzhledu a chování.

Uložení

Máte-li všechna pole vyplněna a máte správně nastavené datové typy a vlastnosti polí, můžete tabulku uložit. V levé horní části okna je ikona pro uložení . Kliknutím na ikonu se zobrazí okno, které vás vyžádá k zadání názvu tabulky, zadejte název a potvrďte stisknutím OK.